Los trabajadores y la protección de datos

¿Dónde se regulan los derechos y obligaciones de  los trabajadores en materia de protección de datos personales?

En los últimos años, hemos sufrido una importante transformación en materia de protección de datos personales. Todo empezó con el Reglamento Europeo de Protección de Datos, que se aprobó en el Parlamento Europeo en el año 2016. Donde se introducían importantes cambios en protección de datos personales. 

En la legislación española, se aprobó en el año 2018 la nueva ley orgánica de protección de datos personales, que introducía importantes cambios en esta materia. 

Derechos de los trabajadores en materia de protección de datos

Ya hemos hablado aquí de las novedades de ambas normas: en este artículo, tratamos las novedades de la legislación europea, y en este otro, hablamos de los derechos de los trabajadores con la nueva ley. En concreto, los siguientes:

1. Los derechos digitales en la negociación colectiva
2. El derecho a la intimidad en relación con los dispositivos móviles de empresa, para que los trabajadores no pudieran ser espiados en dichos teléfonos.
3. El derecho a la intimidad frente al uso de dispositivos de videovigilancia o de grabación sonora en los lugares de trabajo, por el que se obligaba a la empresa a informar con carácter previo a los trabajadores de la existencia de aparatos de grabación
4. El derecho a la intimidad de los trabajadores frente al control del empresario mediante el uso de dispositivos de geolocalización, con la obligación del empresario de informar al trabajador.
5. El derecho a la desconexión laboral digital. Es decir, derecho a no ser contactado por la empresa fuera del horario laboral ni de forma física ni a través de ninguna comunicación electrónica o redes sociales.

Las obligaciones de los trabajadores y la protección de datos personales

Ahora, vamos a hablar de las obligaciones de los trabajadores en relación con la nueva forma digital de desarrollar gran parte de los trabajos hoy día. 

Informar a los trabajadores 

En MCT Abogados, recomendamos a todas las empresas que además de respetar e informar a los trabajadores de sus derechos, deben informarles de sus obligaciones en materia de protección de datos personales. En ocasiones, los trabajadores no conocen todas las precauciones, medidas de seguridad y obligaciones que deben seguir en materia de protección de datos.

Es importante que todo trabajador sea informado de forma oral, así como por escrito de las instrucciones en el tratamiento de los datos personales, así como de las obligaciones que tiene, y del régimen disciplinario existente en caso de incumplimiento.

Con la nueva legislación de protección de datos personales, ya no existe el antiguo documento de seguridad. Aunque sí es recomendable tener una auditoría legal con el análisis de riesgos, y que los trabajadores sean conocedores de los eventuales riesgos en el tratamiento de datos personales en la empresa, y puedan evitarlos.

Para ello, es importante que conozcan los detalles sobre el tratamiento de datos personales que hace la empresa:

1. Finalidad del tratamiento de los datos personales en la empresa
2. Los tipos de datos personales y las categorías de los interesados
3. Obligaciones del trabajador
4. Las medidas de seguridad para evitar riesgos
5. Qué hacer ante posibles violaciones de la seguridad y proceso de denuncia
6. Comunicación de los datos personales a terceros externos a la empresa
7. Derechos de los interesados

¿Qué pasa si no se informa a los trabajadores?

No existen sanciones en materia de protección de datos personales por no informar en estas cuestiones a los trabajadores. Sí existen dos consecuencias negativas, que pueden resultar nefastas para la empresa:

1ª.- Si el trabajador incumple una obligación de la empresa en protección de datos, la empresa puede ser sancionada por ese incumplimiento. Por ejemplo, se recibe una notificación de un cliente solicitando la cancelación de sus datos personales, y que no se le realicen más comunicaciones comerciales, y el trabajador no lo hace. Si el cliente, denuncia ante la Agencia Española de Protección de Datos, y se sanciona a la empresa. La empresa tendrá que pagar esa multa. Puede ocurrir igual, con una demanda por daños y perjuicios.

2ª.- La empresa no podrá despedir de forma disciplinaria y sin pagar indemnización al trabajador, por incumplir las obligaciones en materia de protección de datos, si antes no le ha formado o informado al respecto.

Otros tratamientos de datos personales

Uso de cámaras de videovigilancia 

Cuando se usan cámaras de videovigilancia, no se deben usar para el control de los trabajadores, sino por seguridad en la empresa. En este caso, la empresa debe advertir tanto a los trabajadores por escrito, como con la fijación de un cartel en cada uno de los lugares donde se esté grabando.

Geolocalización en dispositivos móviles o vehículos

Cuando la empresa facilita dispositivos o vehículos al trabajador, puede incluir geolocalizadores para saber donde está en cada momento. Sólo puede hacerlo en los dispositivos propiedad de la empresa. No requiere consentimiento por parte del trabajador, pero sí haber sido informado.

Comunicaciones electrónicas de documentos habituales

Para el envío de nóminas, contratos, circulares de la empresa, o avisos de cambios de horarios, indicaciones de superiores o comunicaciones habituales, en muchas empresas se utilizan las comunicaciones electrónicas vía whatsapp o emails. 

Para esto se requiere el consentimiento y autorización expresa del trabajador, que podrá poner límites a dichas comunicaciones (que sean por email, que sean dentro del horario laboral, etc), todo ello con respecto al derecho a la desconexión digital.

Registro horario con controles biométricos

El registro horario de los trabajadores es una obligación legal de la empresa. Se puede hacer de forma tradicional con la firma del trabajador a la entrada y salida. O se puede hacer por medios digitales y biométricos: huella dactilar, reconocimiento facial. En este segundo caso, al tratarse de datos personales especialmente sensibles, se requiere un consentimiento expreso del trabajador.

Uso de imagen 

Para el uso de imágenes del trabajador con fines de control, o con fines comerciales, por ejemplo, publicidad de la web, deberán firmarse un consentimiento del trabajador con cesión de derechos de imagen.

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